As Não Conformidades (NC) podem prejudicar muito a produção de uma empresa, trazendo grande impacto financeiro e perda de mercado. A maioria das organizações contam com um sistema de gestão da qualidade, que devem estar atentas diante de qualquer anormalidade na produção.
Qualquer erro que cause a irregularidade, no momento da fabricação, pode fazer com que a empresa não consiga, ou perca, certificações importantes como a ISO 9000, ISO 14001, ISO/IEC 17025 entre outras.
Por isso, vamos abordar neste artigo, algumas causas e soluções das Não Conformidades e como tratá-las diante as auditorias.
Antes de tudo, temos que entender que o que é uma Não Conformidade.
O que é Não Conformidade?
Primeiro, devemos entender que quando falamos sobre melhoria contínua e qualidade, o termo “Não Conformidade” (NC) não tem o mesmo significado de “Defeito”.
A NC pode ser definida como a deficiência ou desvio diante às BPF (Boas Práticas de Fabricação), sendo identificado em inspeções sanitária nas instalações fabris de um estabelecimento e formalizada no relatório de inspeção.
Uma Não Conformidade pode ser classificada de diversas formas, e essa definição será determinada de acordo com o contexto e a necessidade de cada organização.
Tipos de Não Conformidades
-Causa Externa ou Interna
Essa classificação diz respeito a origem da causa da NC. Uma Não Conformidade externa origina-se de normas de certificações externas como a ISO, ou produtos/serviços de fornecedores.
Já a NC de origem interna, provem de normas ou processos determinados pela própria organização.
-Identificação Externa ou Interna
As Não Conformidades podem ser identificadas por agentes internos da organização, por exemplo, um colaborador através de procedimentos de controle internos.
No entanto, também podem ser identificadas por agentes externos, por exemplo, um cliente através de reclamações.
-Maior ou Menor (Intensidade)
Uma NC maior, está relacionada a problemas graves que afetem o cliente ou seja de alto retrabalho.
Já a Não Conformidade menor, é uma falha pontual que não afeta o cliente, ou proporciona um desperdício pequeno.
Contudo, o acumulo de NC menores, pode ser considerado e tratado como uma NC maior.
– Real e Potencial
Potencial é aquela NC que ainda não se concretizou. Ou seja, quando identificamos uma potencial fonte de Não Conformidades, antes mesmo dela se tornar real.
Enquanto a Não Conformidade real é exatamente o contrário, é quando a NC e suas consequências já podem ser sentidas e observadas.
A NC Real está ligada a Ação Corretiva, enquanto a Potencial está associada a Ação Preventiva.
-Requisito
Podemos classificar as Não Conformidades de acordo com o requisito que deixou de ser atendido. Por exemplo, do Cliente, do Produto, normativo, entre outros.
Defeito é diferente de Não conformidade
Diferente da NC, o defeito é mais específico, e pode ser definido como o não atendimento de algum dos requisitos relacionados ao uso produto. Ou seja, o defeito torna o produto impróprio para utilização.
Podemos dizer que, todo defeito é uma não conformidade, mas nem toda Não Conformidade representa um defeito.
Quem é responsável por identificar as Não Conformidades?
Se você respondeu que é o “pessoal da qualidade”, você está meio certo!
O correto é responder que a responsabilidade é do setor de qualidade,como do gestor financeiro, da gerente de RH, do assistente de operação, enfim todos podem identificar uma não conformidade.
Por isso é importante incluir todos os colaboradores nesse processo. Todos podem fazer apontamentos e indicar possíveis Não Conformidades.
Lembrando que, nem tudo é NC, existem casos que pode ser uma oportunidade de melhoria, uma ideia ou uma simples sugestão.
O que é auditoria?
Significado de Auditoria
Substantivo feminino: função de auditor.
Contab. Exame formal das finanças, práticas gerenciais ou operações de uma empresa, pública ou privada.
Os relatórios de uma auditoria são fontes seguras de orientação imparcial e especializada para os negócios. Podem contribuir para melhorar a organização da empresa sugerindo mudanças em sua política, apontando erros e ajudando a aperfeiçoar suas operações.
Com certeza, o momento da auditoria é um dos mais temidos, quanto aguardados, por boa parte dos gestores e equipe de qualidade. Afinal, este é o momento de testar todo um trabalho desenvolvido ao longo de muito tempo.
As auditorias são importantes para as empresas já certificadas ou que ainda buscam a certificação externa, pois, é através da auditoria que as organizações conseguem ou mantêm o selo de certificação.
Mesmo sendo tão importante, ainda é um dos momentos que mais causam ansiedade e dúvidas em relação à condução ao processo de auditoria, aos objetivos, abordagem e a forma de atuação da equipe.
Contudo, a auditoria é importante para a melhoria contínua dentro de uma organização, pois é através da observação do processo e identificação das Não Conformidades que esses processos são melhorados.
Todos os sistemas de gestão são auditados: da qualidade, de responsabilidade social, ambiental, de segurança e saúde no trabalho, de energia e gestão integrada.
As auditorias são divididas em três tipos. São eles:
Interna – ou chamada de auditoria de primeira parte;
No fornecedor – ou chamada de auditoria de segunda parte;
Externa – ou auditoria de terceira parte. Para fins de certificação para propósitos legais, regulamentares e similares.
Como evitar as Não Conformidades?
Antes mesmo de entrar com o processo de certificação ou realizar uma auditoria interna, muitas ações devem ser tomadas para evitar as não conformidades. Confira algumas delas:
Sistema de gestão e plano de ação
O Sistema de Gerenciamento da Qualidade (SGQ) tem o objetivo de verificar todos os processos da empresa e como esses processos podem melhorar a qualidade dos produtos e serviços dentro de uma organização.
O plano de ação deve ser claro e exato, com uma descrição completa do que será feito em cada etapa do processo de produção e quais medidas foram tomadas para que ele se adéque as nomas estabelecidas.
Com um bom plano de ação, será mais fácil evitar Não Conformidades e mesmo que elas apareçam, será muito mais simples trata-las, pois haverá uma grande rastreabilidade das ações executadas.
Realize auditorias internas para identificar Não Conformidades
A auditoria interna deve fazer parte do cotidiano de qualquer indústria, pois, ela garante a identificação e intervenção de uma Não Conformidade quase que imediatamente, deixando o processo de corrão mais fácil e menos custoso.
Após dar entrada no processo de certificação, algumas empresas gastam muito tempo na implementação do controle de qualidade e suas normas, e acabam estourando o prazo previsto.
Caso a não conformidade seja localizada na auditoria interna, ela pode e deve ser regularizada e tratada ainda antes da visita do auditor da empresa certificadora.
Por isso, o ideal é fazer os projetos de sistemas de gestão com prazos reais e ainda considerar uma margem de erro para cobrir eventuais imprevistos, pois a auditoria interna deve ser feita de maneira meticulosa para verificar qualquer não conformidade a tempo.
Tenha procedimentos bem documentados
Caso as Não Conformidades apareçam durante a auditoria interna, elas poderão ser tratadas com base na documentação dos procedimentos.
Procedimentos pouco documentados, dificultam a identificação dos pontos de falhas e também torna difícil a sua correção. Já no caso de os procedimentos estarem todos bem estruturados, documentados e validados, as NC poderão ser isoladas no fluxo de cada processo e tratadas separadamente.
Portanto, para evitar que Não Conformidades se formem e também para corrigi-las caso sejam encontradas, documente 100% dos procedimentos do sistema de gestão.
Utilize a mesma metodologia em todo o processo de implementação
Para evitar NC o ideal é que a implementação das normas seja feita toda sob a mesma metodologia. Avariação metodológica pode dificultar a correção das Não Conformidades caso sejam encontradas. É algo raro de acontecer, mas é possível, dependendo do nível de variação entre as metodologias utilizadas na implementação do sistema de gestão.
Processo para tratamento de Não Conformidades
O tratamento de Não Conformidade deve ser feito como um processo composto de etapas distintas a serem seguidas, considerando que cada uma tem um propósito específico e são muito importantes para garantir o objetivo, que é evitar que o problema/desvio se apresente novamente.
Análise crítica de Não Conformidades
Uma análise crítica compreende a visualização sistêmica da não conformidade que se apresenta, seus impactos reais e potenciais no processo onde ocorre, na organização e também fora dela. Impactos no atendimento de requisitos de clientes, regulamentos legais, perdas financeiras, ou outros fatores de interesses advindos de uma não conformidade devem ser considerados na referida análise de forma que se possa, inclusive, agravar sua criticidade, se for o caso.
Definir ações de bloqueio ou contenção e medidas para correção
O processo de tratativa da NC, deve ser iniciado com bloqueio/contenção dos efeitos da Não Conformidade, como forma de evitar que a mesma se propague pelo processo e atinja outros processos subsequentes, o meio ambiente, afetem a segurança dos trabalhadores, impactem em partes interessadas, clientes, etc.
Determinação das causas de Não Conformidades
A identificação da causa raiz de uma não conformidade é talvez o fator mais importante para a definição das ações em busca da sua eliminação.
Quando essa definição é feita de maneira errada, a organização emprega esforços e recursos em ações desnecessárias.
Definir e implantar ações corretivas e preventivas
As ações corretivas devem ser estudadas e implementadas de acordo com os efeitos das Não Conformidades detectadas. Já as ações preventivas, devem ser tomadas obviamente para evitar que um problema venha a ocorrer.
Contudo, não adianta apenas aplicar as ações, é preciso realizar o devido acompanhamento e realizar os ajustes necessários para garantir o bom andamento do processo, a disponibilidade de recursos, cumprimento de prazos, etc.
Avaliar a eficácia das ações tomadas
Após a conclusão das ações, deve ser feita a verificação da eficácia dessas ações empregadas, e sua efetiva resolução do problema e causa raiz da Não Conformidade.
Ações ineficazes não serão capazes de evitar a ocorrência (preventiva) ou recorrência (corretiva) de desvios e Não Conformidades.
Por este motivo, quando observar que as ações propostas não foram adequadamente implementadas ou não foram eficazes, o ciclo de tratamento deve ser refeito. Vale ressaltar que os registros dos resultados de ações executadas e da análise crítica da eficácia das ações corretivas ou preventivas executadas devem mantidos.
Elimine pontos críticos no processo de certificação
Enfim, para cada tipo de certificação é necessário focar em pontos específicos que atendam cada norma.
Quando os pontos críticos são priorizados durante a implementação do sistema de gestão, dificilmente surgirão Não Conformidades e caso elas apareçam, serão de fácil correção.
Um exemplo é a ISO 22000, que é uma derivação da ISO 9000 e rege as BPF (Boas Práticas de Fabricação). Certificado importante para as indústrias de alimentos. Principalmente para quem pretende exportar os seus produtos.
Neste caso, a auditoria é feita em cima de alguns pontos específicos, e os que mais se destacam são:
- Medidas de prevenção da contaminação cruzada; Limpeza e sanitização;
- Controle de pragas;
- Higiene pessoal; Entre outros.
Levando em conta os pontos apresentados para a certificação da ISO 22000, cuidados com a limpeza, higiene e ambientes livres de contaminação é essencial para garantir a aprovação durante as auditorias.
Em relação à limpeza, o controle de pombos deve estar presente durante o processo de construção do plano de ação para a certificação.
Esses pombos são consideradas pragas urbanas e a presença desses animais pode causar grande incomodo aos colaboradores, por conta da sujeira que fazem, além de serem grandes transmissoras de doenças graves.
Além disso, ainda há o risco de contaminação de produtos armazenados em galpões onde haja acesso a alimentos, principalmente grãos, alimento muito procurado por esses pombos.
Lembrando que a contaminação pode fazer com que toda a produção seja rejeitada e tenha que ser descartada, causando prejuízo grande para a indústria.
Para eliminar o risco de contaminação por pombos, é recomendado a procura por empresas especializadas. A Robotx oferece uma tecnologia inovadora que afasta esses pombos de maneira efetiva e sem agredir o meio ambiente.
Referências :
Verde Ghaia e Templum